Почему обратная связь нужна до завершения проекта

Итоговый отчёт отвечает на вопрос, чем закончился проект. Ход работы он показывает хуже. Приемлемый общий результат может скрывать повторяющуюся проблему отдельного участка, смены или группы участников.

Информация в конце проекта позволяет лишь зафиксировать последствия. Обратная связь во время работы помогает обсудить и исправить отклонение.

Что показывает обратная связь

Исследование проектов поддержки предпринимательства предлагает организовать связь с предпринимателями и получать сведения о результатах проверок и нарушениях. Такая информация показывает нужные бизнесу направления и практические проблемы на местах.

Предмет исследования отличается от кадрового проекта, но управленческий вывод применим шире: сводная оценка и опыт отдельного участника отвечают на разные вопросы. Первая показывает общую картину. Второй указывает, где установленный порядок дал сбой.

Как локальная проблема исчезает в общей цифре

Одинаковый итоговый показатель может складываться из разных ситуаций. На одном участке работа шла по установленному порядку, на другом — держалась за счёт постоянного ручного вмешательства руководителя. Итоговая строка скрывает это различие.

Проблема теряется и тогда, когда за сообщением отсутствует действие. Участник рассказал об отклонении, но ждёт информации о получателе, решении и сроке ответа. Формально обратная связь состоялась. Работа при этом осталась прежней.

Поэтому канал связи сам по себе недостаточен. Нужен управленческий цикл: сообщение, ответственный, решение, действие и подтверждение результата.

Что согласовать до начала работы

До запуска проекта ответьте на пять вопросов:

1. О каких отклонениях сообщать сразу? Участники одинаково понимают, что требует решения до итогового отчёта.
2. Кто принимает сообщение? Для каждого типа отклонения заранее указан получатель.
3. Кто принимает решение? Получатель сообщения и ответственный за действие могут быть разными людьми.
4. Как фиксируется договорённость? После разговора должно быть понятно, что именно решили и к какому сроку.
5. Как участник узнает результат? Обратную связь завершает понятный ответ со следующим шагом.

Такая договорённость сокращает повторные уточнения и останавливает круговую передачу проблемы между участниками.

Какая информация действительно полезна

Сообщение «всё плохо» передаёт настроение. Для решения нужна наблюдаемая ситуация:

- что должно было произойти; - что произошло фактически; - где возникло расхождение; - на что оно уже повлияло; - какое решение требуется и от кого.

Короткого сообщения достаточно, если оно содержит нужные для действия сведения. Формат зависит от значения отклонения.

Почему обратная связь нужна во время работы

Обратная связь после завершения проекта помогает учесть опыт в будущем. Обратная связь во время проекта влияет на текущий результат. У каждой функции своё время.

Если локальная проблема повторяется, ожидание итогового отчёта увеличивает разрыв между реальной работой и представлением руководителя о ней. Чем позже появляется информация, тем меньше вариантов для спокойной корректировки и тем выше вероятность, что потребуется экстренное вмешательство.

Главный вывод: обратная связь связывает отклонение с решением и показывает проблему отдельного участка за общей картиной.

Источник: А. С. Огородов, «Оценка рисков реализации проектов поддержки предпринимательской инициативы», 2020, с. 192–193.